Årsmøter:

I forbindelse med årsmøter er det en del å forholde seg til.

• Lov for Kvam idrettslag omhandler i sin helhet årsmøte.

Innkalling:

Ordinære årsmøter innkalles med minst en måneds varsel. For ekstraordinære årsmøter er fristen minst 14 dagers varsel. Dette skjer på våre hjemmesider.

Sakspapirer:

Forslag som skal behandles på årsmøtet må være styret i hende senest 2 uker før årsmøtet. Styret bør overfor årsmøte innstille til vedtak på innkomne forslag. Fullstendig saksliste med sakspapirer må være tilgjengelig for medlemmene på klubbkontoret senest 1 uke før årsmøtet.
Sakspapirene skal inneholde årsmelding, regnskap, budsjett kommende driftsår og eventuelle saker til behandling.

Valgkomiteen:

Man bør i rimelig tid før årsmøtet forhøre seg om at valgkomiteen er i gang med sitt arbeide.

Årsmøte hovedlaget:

Når sakspapirene til årsmøte foreligger, bør gruppelederne vurdere om det skal behandles saker som gruppestyrene bør behandle og ta stilling til.

Årsmøtetidspunkt:

Årsmøtet holdes innen utgangen av mars måned. Gruppene må sende inn sitt budsjettforslag før årsskifte.

Møteleder:

Det er viktig at det i god tid før møtet blir funnet en møteleder, slik at denne kan sette seg inn i sakslisten og sakspapirene.

Etterarbeid:

• Protokoll må skrives så snart som mulig etter avholdt årsmøte, og legges ut på lagets nettside. Dersom det er foretatt vedtak som berører enkelte grupper/utvalg/andre direkte, må disse tilskrives særskilt med utskrift av referatet.
• Oversikt over tillitsvalgte i gruppene skal leveres administrasjonen senest 2 uker etter avholdt årsmøte.
• Administrasjonen må:
  • Bokføre eventuell disponering av overskudd.
  • Sende eventuelle lovendringer til Innlandet Idrettskrets for endelig godkjennelse.
  • Lage nytt organisasjonskart samt ny telefon- og funksjonsliste.