Økonomiske retningslinjer for Kvam Idrettslag

ØKONOMISKE RETNINGSLINJER FOR KVAM IDRETTSLAG

Ansvar:

Styret skal påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsvarlig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøte eller av overordnet organisasjonsledd.
Styret skal videre påse at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen, og har en forsvarlig økonomistyring.
Styret er ansvarlig for at de økonomiske retningslinjene i laget blir fulgt.

Konti:

Det er ikke anledning for grupper/utvalg å opprette egne konti i bank eller lignende uten godkjennelse av styret.

Disposisjonsrett konti:

Lagets konti disponeres av kasserer/daglig leder i Kvam idrettslag.

Regnskapsår:

Idrettslaget med alle grupper/utvalg, har regnskapsår som følger kalenderåret.

Definisjon:

Driftsresultat: Idrettslagets resultat (inntekter minus utgifter) for et enkelt år, eventuelt pr dato så langt i året.

Saldo: Det akkumulerte driftsresultatet over flere år. Det vil si at saldoen pr dato er de midler idrettslaget har til rådighet.

Attestasjon og betaling av regninger:

Ledere i gruppe/utvalg har attestasjonsmyndighet for regninger som gjelder den enkeltes gruppe.
Ved attestering skal det påføres hva beløpet gjelder hvis dette ikke fremkommer klart nok (eks. hvem det er kjøpt blomst til og hvorfor, hvilket arrangement det gjelder osv.), dato og signatur.
Attestert regning leveres fortløpende til kasserer/daglig leder som er ansvarlig for utbetaling.
Konto skal bli påført av kasserer iht. budsjett.

Sak på styremøter:

Økonomisk status skal være egen sak på alle styremøter i laget.

Likviditet:

Lagets kasserer plikter å varsle lagets leder i god tid dersom likviditeten i laget tilsier at kassakreditt må søkes.
Av samme grunn er det viktig at gruppe- og utvalgsledere varsler kasserer om store utbetalinger som er nært forestående.

Lån:

Opptak av lån skal være vedtatt av årsmøtet. Styret kan likevel uten årsmøtets vedtak ta opp kortsiktig likviditetslån som står i forhold til den økonomiske virksomhet (budsjettrammer) forutsatt at lånet innfris før utløpet av styrets valgperiode.

Negativ saldo:

Dersom Kvam idrettslag får negativ saldo må det omgående iverksettes tiltak. Det aksepteres en midlertidig negativ saldo i inntil 6 måneder i påvente av kommende inntekter som er kjent, dog ikke utover 5 % av idrettslagets omsetning siste år.
En negativ saldo skal nedbetales så fort som mulig, og skal prioriteres i lagets bruk av midler.

Budsjett:

Alle grupper/utvalg skal fremlegge budsjett til årsmøte i idrettslaget senest før årsskifte hvert år.

Disponering av overskudd:

Styret kan for årsmøte foreslå disponering av overskudd. Slike disponeringer skal bokføres på det året hvor overskudd er oppnådd.

Vekselpenger:

Utbetaling av vekslepenger skjer ved behov i forbindelse med arrangementer og lignende. Den som kvitterer ut vekslepengene, er ansvarlig for at oppgjørsskjema for kontanter blir utfylt. Oppgjør skal skje innen 5 dager etter avsluttet arrangement dersom annet ikke er avtalt med kasserer.

Godkjenning av bilag:

Kostnader skal være dokumentert ved originalbilag, hvor alle nødvendige opplysninger skal fremgå.

Kontanter: Ved arrangementer hvor gruppene behandler kontanter skal oppgjørsskjema for kontanter alltid benyttes. To personer skal alltid skrive under på oppgjørsskjema, og det understrekes at utgifter må være dokumentert med originalbilag og at innkomne penger skal telles opp. Ved utbetaling kontant, må den som har mottatt beløpet ha kvittert for mottak. Ved innkreving av penger ved turer og lignende skal navneliste legges ved som dokumentasjon når oppgjør leveres kasserer. Dersom det ved slik innkreving er innbetalt ulike summer, skal det fremgå av listen hvor mye hver enkelt har betalt. Det gjøres spesielt oppmerksomt på at ved arrangementer/turer hvor det er innsamlet penger til dekning av kostnader, og arrangementet/turen som en følge av dette går i null, skal likevel alle bilagene leveres kasserer slik at dette kan bokføres. Dette er viktig for å få dokumentert aktiviteten, og for å kunne redegjøre for hvordan de innsamlede pengene ble brukt.

Medlemskontingent:

All medlemskontingent går i sin helhet til hovedlaget.

Kilometergodtgjørelse/diett:

Den enkelte gruppe/utvalg avgjør selv i hvilke situasjoner kilometergodtgjørelse skal utbetales og sats. Dog kan ingen gruppe benytte en høyere kilometergodtgjørelse enn de til enhver tid gjeldende satser i staten.

Det utbetales ikke diettgodtgjørelse iht. statens regler, men tillitsvalgte kan motta refusjon for faktiske utgifter.

Årsoppgjør:

Ved regnskapsårets slutt (31.12.) påhviler det de sittende styrer å sørge for at alle ikke bokførte utgifter og inntekter som tilhører avsluttende regnskapsår, blir gjort kjent for regnskapsfører innen rimelig tid slik at disse kan registreres på riktig regnskapsår. Kasserer skal sende ut en påminnelse med oppgitt tidsfrist hvert år.

Norsk lovgivning og idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser:

I tillegg til ovennevnte er Kvam idrettslag underlagt de til enhver tid gjeldende bestemmelser i norsk lovgivning og «Regnskaps- og revisjonsbestemmelser for alle organisasjonsledd tilsluttet Norges Idrettsforbund og Olympiske Komité».