Valgkomite - instruks

INSTRUKS FOR VALGKOMITE

Denne instruksen gjelder for lagets valgkomite.
Valgkomiteen har et viktig verv og deres arbeid kan få stor betydning for virksomheten i laget i de kommende år.

1. Valgkomiteens sammensetning er 1 leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem.
2. Valgkomiteens arbeidsoppgave er å forberede og gjennomføre valgene på årsmøte etter lagets lov og innebærer å:
   • Skaffe oversikt over hvilke kandidater/verv som er på valg og for hvor lang tid de skal velges. Innad i styrer/utvalg skal valgkomiteen innstille til de enkelte verv når dette vervet er spesifikt nevnt i lagets lov.
   • Skaffe informasjon over hvilke oppgaver de forskjellige verv innebærer.
   • Skaffe oversikt over frasigelser av tillitsverv og innkomne forslag til nye tillitsmenn/-kvinner.
   • Utarbeide forslag til valg av tillitsmenn/-kvinner på årsmøtet i henhold til lagets lov.

• Dette gjøres best ved å:
• • Snakke med gruppene først om hvem som fortsetter og om de har forslag på nye kandidater.
  • Påse at alle foreslåtte kandidater er forespurt, at de er kjent med vervets varighet og har sagt seg villig til å stille på valg.
  • Påse at personer som ikke fraskriver seg gjenvalg blir forespurt før de settes opp igjen på gjenvalg eller foreslås til annet verv.
    
  • Merke deg ivrige, positive personer blant personene på årsmøtet. Følg opp gjennom årets løp ved å merke deg personer som viser positiv innstilling til lagets arbeid.
  • Starte «forarbeidet» så tidlig som mulig. Ta personlig kontakt med mulige kandidater – oppsøkende virksomhet gir best resultat. I den utstrekning det finnes instrukser for de ulike tillitsverv, bør disse presenteres for kandidatene.
  • Hele tiden ha for øyet at et styre eller et utvalg skal være en enhet og at det er det de får utført sammen, som vil telle.
  • Påse at frasigelser av verv blir kunngjort i rett tid (minst 4 uker før årsmøtet).

3. Valgkomiteens leder skal sørge for fordeling av oppgavene innen komiteen.

4. Styret innstiller til ny valgkomite. 

5. Valgkomiteen skal av daglig leder i god tid før årsmøtet få seg forelagt liste over de som ble valgt på foregående årsmøte og personer som er oppnevnt av styret i perioden.

6. Valgkomiteens leder skal på årsmøte gjøre rede for komiteens arbeid og innstilling.

7. Valgkomiteens innstilling skal være fullstendig, foreligge skriftlig og distribueres til årsmøtedeltakerne før endelig åpning av årsmøtet. Dersom valgkomiteens innstilling ikke er fullstendig, skal den ikke fremlegges før alle vervene er besatt. Dersom det er praktisk mulig bør valgkomiteens innstilling foreligge så tidlig at den kan sendes ut sammen med sakspapirene til årsmøtet.

8. Valgkomiteens arbeid anses ikke som avsluttet før alle verv er besatt.

9. Valgkomiteens arbeid er ikke gjenstand for offentliggjørelse utover den endelige innstilling over foreslåtte villige kandidater.

10. De kandidater som valgkomiteen har innstilt, føres opp til valg. I tillegg kan det fremmes forslag på andre kandidater under årsmøtet, men forslagsstillerne må dokumentere at kandidaten er forespurt og har sagt seg villig til å stille til valg.

11. Se ulike paragrafer i Lov for Kvam idrettslag som omfatter valg.